Asistan Ai+
gizlilik politikası.

1. Veri sorumlusu ve iletişim

Gökhan Çoban — KW CobanS
Çınarlı Mah. Ozan Abay Cad. No:8 Z17, Ege Perla AVM, 35170 Konak / İzmir
E-posta: gokhan@kwcobans.com.tr

Bu metinde yazan her konuda yukarıdaki adresten bana ulaşabilirsiniz.

2. Uygulama hangi Google izinlerini istiyor?

Uygulama izinleri Google’ın kendi izin penceresinde ister. Pencerede her izin ayrı bir kutudur; işaretlemediğiniz kutunun yetkisi verilmez, uygulama o iş için size “yetkiyi tamamla” der. İstenen izinlerin tamamı şunlardır (izin adlarının tam hâli https://www.googleapis.com/auth/ ile başlar):

• Oturum açma bilgileri (adınız, e-posta adresiniz, profil fotoğrafınızın adresi) — sizi uygulamada tanımak için.
• calendar.readonly — takvimlerinizi ve etkinliklerinizi görme. Her girişte ve hesap bağlarken istenir.
• calendar.events — takvim etkinliklerini ekleme, değiştirme ve kaldırma. Yalnızca hesabınızı sunucuya bağlarken istenir (3. bölüm); girişte istenmez.
• gmail.readonly — e-postalarınızı görme. Yalnızca “Bağlı hesaplar” ekranından hesap bağlarken istenir.
• gmail.compose — e-posta taslağı oluşturma. Google bu iznin tanımına gönderme yetkisini de koyar; uygulamanın kodunda e-posta gönderen bir çağrı yoktur, yalnızca taslak oluşturulur (4. bölüm).
• Yalnız yönetici hesabında: contacts (Google Kişiler’i görme ve düzenleme) ve drive.file (yalnızca uygulamanın kendi oluşturduğu Drive dosyaları). Diğer kullanıcılardan bu iki izin istenmez.

Uygulama Google Takvim’inize yazabilir — ama yalnızca “takvim etkinliklerini düzenleme” iznini verdiyseniz. Bu izni vermezseniz uygulama takviminizi yalnızca okur. Takvime hangi durumlarda yazıldığı 4. bölümde tek tek sayılmıştır.

3. İzin nerede soruluyor — neden?

a) Giriş yaparken. Uygulama açıkken takviminizi okuyabilmek için takvimi görme izni istenir. Bu erişim yaklaşık 55 dakika geçerlidir ve tarayıcınızın yerel deposunda (localStorage) tutulur. Çıkış yaptığınızda, aynı tarayıcıda başka biri giriş yaptığında ya da Google erişimi reddettiğinde silinir; sekmeyi kapatmak tek başına silmez, süresi dolunca kullanılmaz. Bu kısa ömürlü erişim sunucumuza gönderilmez, onunla yalnızca okuma yapılır ve hesabınız sunucuya bağlıysa hiç kullanılmaz.

b) Hesabınızı sunucuya bağladığınızda (isteğe bağlı). “Sunucu” düğmesinden ya da menüdeki “Bağlı hesaplar” ekranından. Brifinglerin siz uygulamayı açmasanız da hazırlanabilmesi, takvime kayıt eklenebilmesi ve e-postalarınızın okunabilmesi içindir. Bu adımı atlarsanız uygulama yine çalışır; brifing üretilmez, takvime yazılmaz, e-posta okunmaz.

Bu izni verirseniz Google bize bir yenileme anahtarı verir ve bu anahtar sunucudaki veritabanında (Google Firebase / Firestore, asistanGizli/{kullanıcı}) saklanır. Bu kayıt hiçbir istemciye açık değildir: veritabanı kuralları o yolu tanımlamaz, tanımsız her yol kapalıdır; yalnızca sunucunun kendi yönetici erişimi okuyabilir. Anahtarın kendisi hiçbir ekranda gösterilmez, hiçbir yanıtta geri dönmez. Uygulamanın gizli istemci anahtarı tarayıcınıza hiç inmez; Google ile takas işlemi sunucuda yapılır. Bu kayıt, veritabanının gece yedeğinde de yer alır (8. bölüm).

Birden çok Google hesabı bağlanabilir (en çok beş): “Bağlı hesaplar” ekranından eklediğiniz her hesap için ayrı onay istenir, her hesabın yenileme anahtarı aynı korumalı kayıtta ayrı tutulur, bağlı hesapların takvimleri birlikte okunur ve herhangi bir hesabın bağlantısını aynı ekrandan kaldırabilirsiniz (8. bölüm).

c) Yalnız yönetici hesabında: Google Kişiler ve Drive izinleri, yöneticinin kendi hesap satırındaki “Yetkiyi tamamla” düğmesiyle ayrıca istenir.

4. Google hesabınızdan ne okunuyor, ne yazılıyor?

Takvim — okunanlar

Google, bir etkinliği bütün alanlarıyla döndürür; uygulama bunlardan şunları kullanır:

• Takvimin adı ve kaydın sizin mi paylaşılan bir takvimden mi geldiği
• Kaydın başlığı
• Başlangıç ve bitiş saati (veya “tüm gün” bilgisi), tekrar bilgisi
• Konum alanı
• Açıklama alanı: brifinglere ve sunucu üzerinden yapılan sohbet okumasına alınmaz. Bir takvim kaydının kartını açtığınızda size gösterilir. Hesabınız sunucuya bağlı değilse, uygulama açıkken ilk 300 karakteri okunur.
• Davetli sayısı — davetlilerin adları ve e-posta adresleri ekranda gösterilmez, yapay zekâya gönderilmez

Okunan zaman aralığı: sohbet ve Bugün ekranı için bugünden başlayarak 8 gün (isteğinize göre en çok 31 gün) ve hedef takibi için geriye doğru en çok 7 gün; sabah brifinginde o gün, akşam brifinginde o gün ve ertesi gün, hafta önizlemesinde sonraki 7 gün, haftalık özette o haftanın pazartesisinden itibaren; Takvim sayfasında açtığınız ay (geçmiş bir ay da olabilir). Okuma, Google Takvim’de görüntüleme yetkiniz olan takvimlerle sınırlıdır.

Takvim — yazılanlar

Yazma, yalnızca “takvim etkinliklerini düzenleme” iznini verdiyseniz ve yalnızca yazma yetkiniz olan takvimlerde yapılır.

• Sizin dokunuşunuzla: onay kartındaki “Onayla” ile etkinlik eklenir; bir kayıtta “Ertele” dediğinizde saati taşınır; “Yapıldı” dediğinizde kayıt takvimden kaldırılır (tekrarlayan kayıtta yalnızca o günün örneği iptal edilir); kayıt kartında “Kaydet” dediğinizde başlık, zaman, konum ve açıklama değişir. Erteleme ve “yapıldı” birkaç saniye içinde geri alınabilir.
• Müşteri kaydındaki randevuya bağlı olarak: uygulamanın takvime eklediği bir randevuyu müşteri kayıtlarınızda değiştirir ya da silerseniz, takvimdeki karşılığı da değişir ya da kaldırılır.
• Ayrı bir onay kartı olmadan: sesli not kaydettiğinizde, notta tarihi belli olan işler takviminize eklenir; eklenen kaydı notun kendi ekranından geri alabilirsiniz.
• Yalnız yönetici hesabında, kendiliğinden: yeni bir müşteri talebi geldiğinde yöneticinin takvimine tüm günlük bir “ara” notu eklenir (talep sahibinin kendi verdiği ad, telefon, e-posta ve aradığı şeyle) ve talep kapanınca kaldırılır; ilan yetkisi bitiş tarihi için hatırlatma eklenir; telefon asistanı Mia’yı arayan biri randevu isterse “onay bekliyor” kaydı açılır, Mia’nın yaptığı aramanın sonucu ilgili kayda not düşülür.
• Davet gönderilmez: uygulamanın eklediği etkinliklere davetli eklenmez ve Google’a davet e-postası göndermemesi söylenir.

E-posta (yalnızca hesabınızı bağlayıp izin verdiyseniz)

• Okunanlar: arama yaptığınızda gönderen, konu ve kısa bir önizleme; bir postayı açtırdığınızda metni (en çok 15.000 karakter) ve eklerin yalnızca adları. Ek içeriği okunmaz.
• Brifing için: son günlerin postalarından en çok 8 tanesi seçilir, her birinin metninin ilk 2.000 karakteri özetlenir.
• Önemli posta bildirimi: gün içinde (08:00–22:00) on dakikada bir yeni postaların gönderen ve konu bilgisine bakılır; bu iş yapay zekâsız, kuralla yapılır ve önemli görünen posta için telefonunuza gönderen ve konuyu içeren bir bildirim gider.
• Yazılanlar: yalnızca siz onay kartında onayladığınızda Gmail’inizde bir taslak oluşturulur. Uygulamanın kodunda e-posta gönderen, silen, etiketleyen ya da taşıyan bir Gmail çağrısı yoktur; taslağı Gmail’den siz gönderirsiniz.
• Saklananlar: posta metni veritabanına yazılmaz. Brifing metninde gönderen, konu ve tek cümlelik özet yer alır (30 gün); onayladığınız taslağın alıcı adresleri denetim günlüğüne düşer (1 yıl).
• Yalnız yönetici hesabında: fatura ve makbuz postaları her akşam bulunur; gönderen, konu, tarih, tutar ve ek adı listelenir. “Muhasebeye gönder” onayıyla ek, posta kutusundan alınıp sistem e-postası olarak iletilir (Gmail üzerinden değil; 7. bölüm).

Kişiler ve Drive (yalnız yönetici hesabında)

• Google Kişiler: rehberin tamamı okunur (ad, telefon, e-posta, doğum günü, etiket, not, şirket, adres). Seçilmiş bir bölümünün kopyası (ad, telefon, etiket, notun bir kısmı) uygulamanın veritabanında tutulur ve haftada bir yenilenir. Yeni bir müşteri talebi geldiğinde kişi kendiliğinden rehbere eklenir ya da var olan kişinin adı ve notu güncellenir; kişi kartından yapılan düzeltmeler rehbere yazılır; “aynı kişi” diye işaretlenen fazlalık kayıt onayla silinir.
• Google Drive: uygulama yalnızca kendi oluşturduğu dosyaları görür. Müşteri taleplerinin Excel yedeği her gece yöneticinin Drive’ına yazılır (haftalık kopyalar 8 hafta tutulur); hazırlanan paylaşım görselleri de aynı hesaba yedeklenir. Drive’daki başka dosyalar okunmaz.

5. Bu veriler nerede duruyor?

• Okunan takvim kayıtlarının tamamı kaydedilmez; ekranda göstermek için tarayıcınızın belleğinde durur. Ancak takvimden gelen bilgi şu kayıtlara girebilir: brifing metni, asistanın cevabında geçtiyse sohbet geçmişi, onayınıza sunulan takvim taslağı (30 gün), “yapıldı” dediğiniz kaydın geri alabilmeniz için tutulan kopyası (gün sonunda silinir) ve düzenlediğiniz kaydın önceki hâli (denetim günlüğü).
• Brifingler üretildiğinde ortaya çıkan metin saklanır. Dört tür brifing vardır: sabah, akşam, hafta önizlemesi (pazar) ve haftalık özet (cuma). Bu metinler, o dönemdeki kayıtlarınızın başlıklarını ve saatlerini, e-posta bağladıysanız seçilen postaların gönderenini, konusunu ve özetini içerebilir. Amacı, brifingi telefonunuzdan tekrar açabilmenizdir. Her kullanıcının brifingleri kendi alanında durur; tarayıcı bu kayıtları doğrudan okuyamaz, yalnız sunucu kendi kullanıcısına döndürür.
• Sohbet geçmişi: sorduğunuz soru ve asistanın ekranda gösterdiği cevap metni saklanır; böylece başka bir cihazda da önceki konuşmayı görür, “geçen hafta ne konuşmuştuk?” diye sorabilirsiniz. Asistanın arka planda okuduğu ham veriler (CRM kayıtları, e-posta içerikleri) bu geçmişe yazılmaz; cevapta geçen bilgiler (ör. bir müşterinin adı, bir postanın özeti) ise cevabın parçası olarak saklanır. Geçmiş yalnız sizin hesabınıza görünür.
• Kalıcı hafıza: asistana “bunu hatırla” dediğiniz ya da önerisini onayladığınız, sizin hakkınızdaki kısa notlar (tercihleriniz, çalışma alışkanlıklarınız). En çok 100 not; telefon numarası ve e-posta adresi içeren not kabul edilmez. Notları uygulamadaki “🧠 Hatırladıklarım” bölümünden görebilir, tek tek ya da tamamen silebilirsiniz.
• Sesli notlar: kaydettiğiniz ses dosyası ve yazıya dökümü siz silene kadar saklanır. Sesli notları sahibi dışında yalnızca uygulamanın yöneticileri (iki kurucu hesap) listeleyip dinleyebilir.
• Bildirim alabilmek için cihazınızın bildirim jetonu saklanır (en fazla beş cihaz).
• Cihazınızda: oturumunuz, tercihleriniz, 3. bölümdeki kısa ömürlü takvim erişimi ve çevrimdışıyken kaydettiğiniz, henüz gönderilmemiş form taslakları tarayıcınızın yerel deposunda durur.
• Uygulama (asistan.cobangokhan.com) ziyaret ölçümü (analytics) yapmaz, reklam izleyicisi çalıştırmaz. Tek bir işlevsel çerez yazabilir: müşteriye gönderdiğiniz ilan bağlantısını kendiniz açtığınızda “müşteri açtı” sayılmasın diye hesap kimliğinizi taşıyan kwc_danisman çerezi (1 yıl, cobangokhan.com). Şu an okuduğunuz sayfa ise cobangokhan.com web sitesinin parçasıdır; sitenin ölçümü ve çerezleri KVKK Aydınlatma Metni’nde anlatılır.

Veriler Google Firebase altyapısında barındırılır; gece yedekleri ayrıca 8. bölümde anlatılan yerde durur.

6. Yapay zekâya ne gönderiliyor? (açıkça)

Sorularınızı cevaplayan ve brifingi yazan modeller Google’ın Gemini modelleridir (generativelanguage.googleapis.com; bu metnin tarihinde yazılı sorular ve brifing için gemini-3.5-flash, arıza hâlinde yedeği; görsel, sesli okuma ve sesli sohbet için Google’ın diğer Gemini modelleri). Google hesabınızdan okunan veri, Gemini dışında bir yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez; tek istisnası 7. bölümde yazılıdır.

Yazılı istekler doğrudan tarayıcınızdan gitmez; kendi sunucumuzdaki bir aracıdan geçer. Modele giden içerik şudur:

• Okunan takvim kayıtları (başlık, saat, yer, takvim adı, davetli sayısı; hesabınız sunucuya bağlı değilse açıklamanın ilk 200 karakteri)
• Müşteri kayıtlarından özet sayılar; sorunuz gerektiriyorsa ilgili kaydın ayrıntısı (ad, aşama, bütçe, aranan bölge gibi)
• E-posta bağladıysanız: aradığınız postaların gönderen, konu ve önizlemesi; açtırdığınız postanın metni ve adresleri; brifing için seçilen en çok 8 postanın kısaltılmış metni. Ek içeriği gönderilmez.
• Son altı mesajlık konuşma, sorduğunuz sorunun kendisi, kalıcı hafıza notlarınız ve istediğinizde geçmiş sohbetlerinizden bulunan mesajlar
• Sizin seçtiğiniz içerik: okutmak ya da düzenletmek için verdiğiniz fotoğraf ve belge görüntüsü, sesli notunuzun ses kaydı (yazıya dökülmesi için), sesli okunmasını istediğiniz cevap metni

Telefon numaraları ve e-posta adresleri: müşteri kayıtlarınızdaki telefon ve e-posta alanları modele gönderilmez; sohbette takvim başlığı, yer ve not içinde geçen Türkiye biçimli telefon numaraları ve e-posta adresleri gönderilmeden önce maskelenir. Bu süzgeç şunlara uygulanmaz: okutmayı istediğiniz e-postaların metni ve adresleri, brifinge giren takvim ve e-posta metinleri, okuttuğunuz fotoğraf ve belgeler, ses kayıtları. Bunların içinde geçen bir numara modele ulaşabilir.

Sesli kullanım: mikrofonla yazdırdığınızda ses, tarayıcınızın kendi konuşma tanıma hizmetine (tarayıcı üreticisine) gidebilir. Sesli sohbet bugün yalnız yönetici hesabında açıktır; bu özellikte mikrofon sesi, sunucumuzun verdiği tek kullanımlık kısa ömürlü bir anahtarla tarayıcıdan doğrudan Google’a gider.

Bu içerik, yalnızca size cevabı ya da brifingi üretmek için gönderilir. Reklam için kullanılmaz, satılmaz, başka müşterilere açılmaz. Yapay zekâ isteklerinin içeriği sunucu günlüklerine yazılmaz; yalnızca bir hata oluştuğunda sağlayıcının döndürdüğü hata metninin ilk bölümü teşhis için kaydedilir. Sunucu ayrıca kaç istek yapıldığını sayar — bu sayaç içerik tutmaz, yalnızca adet tutar.

Asistanın kullandığı Gemini API’si ücretli kademede çalışmaktadır (son denetim: Eylül 2026). Google, ücretli kademede gönderilen içeriği modellerini eğitmek için kullanmaz.

7. Kimlerle paylaşılıyor?

Verileriniz satılmaz, kiralanmaz, pazarlama amacıyla paylaşılmaz. Üçüncü taraf reklam ya da veri simsarı hiçbir kuruluşa aktarılmaz.

Hizmetin çalışabilmesi için şu sağlayıcılar devrededir:

• Google (Firebase Authentication, Firestore, Cloud Functions, Cloud Storage) — Kimlik doğrulama, veri saklama, sunucu. Gördüğü: hesap bilgisi, saklanan brifing metni, sohbet geçmişi, hafıza notları, sesli notlar, yenileme anahtarı.
• Google (Gemini API) — Cevapların ve brifingin üretilmesi. Gördüğü: 6. bölümde sayılan içerik.
• Google (Firebase Cloud Messaging) — Bildirim gönderimi. Gördüğü: cihaz jetonu ve bildirim metni.
• Google (Haritalar) — “Buradayım” dediğinizde cihaz konumunuzun adrese çevrilmesi ve rapor haritaları.
• Open-Meteo — Hava durumu satırı. Gördüğü: yuvarlanmış (yaklaşık) konumunuz; tarayıcınızdan doğrudan gider.
• Yalnız yönetici hesabındaki özelliklerde: Vapi ve onun alt işleyenleri (telefon asistanı Mia), Netgsm (SMS), Meta (WhatsApp Business), Microsoft (yöneticinin Outlook posta kutusu) ve Resend (sistem e-postaları, ör. muhasebeye iletilen fatura).

Google hesabı verisinin Google dışına çıktığı tek yer yönetici hesabındaki telefon asistanıdır: arayanı adıyla karşılayabilmek için yöneticinin Google Kişiler’indeki ad ve hitap, randevu önerebilmek için yöneticinin takvimindeki uygun saat bilgisi telefon hizmeti sağlayıcısı Vapi’ye iletilir. Diğer kullanıcıların Google hesabı verisi için böyle bir aktarım yoktur.

Bunun dışında veriler yalnızca yasal bir yükümlülük doğması hâlinde yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir.

8. Ne kadar süre saklanıyor, nasıl siliniyor?

• Tarayıcıdaki takvim erişimi: yaklaşık 55 dakika; çıkış yapınca hemen silinir.
• Sunucudaki yenileme anahtarı: siz bağlantıyı kaldırana ya da silinmesini isteyene kadar.
• Brifing metinleri (dört türün hepsi): 30 gün saklanır, sonra kendiliğinden silinir.
• Onay bekleyen takvim ve e-posta taslaklarının kaydı: 30 gün. (E-posta taslağının kaydında metin tutulmaz; taslağın kendisi Gmail’inizdedir.)
• Denetim günlüğü (asistanın sizin onayınızla yaptığı yazma işlemlerinin kaydı; takvimde değiştirdiğiniz kaydın önceki hâli dâhil): 1 yıl saklanır, sonra kendiliğinden silinir. Daha uzun tutulur, çünkü “hangi kayıt ne zaman değişti” sorusu aylar sonra sorulabilir.
• Sohbet geçmişi: 1 yıl saklanır, sonra kendiliğinden silinir. Dilediğiniz an uygulamadaki “🗂 Sohbet geçmişi → Geçmişi sil” ile tamamını silebilirsiniz; bu, kalıcı hafızayı silmez.
• Kalıcı hafıza notları ve sesli notlar: süre sınırı yoktur; siz silene kadar durur (“🧠 Hatırladıklarım” → Sil ya da Tümünü temizle; sesli notta Sil).
• Yalnız yönetici hesabında: Mia’nın karşıladığı telefon görüşmelerinin ses kaydı ve dökümü 90 gün (telefon hizmeti sağlayıcısında yazılı kayıt ayrıca en çok 14 gün); fatura postalarının listesi 90 gün, aylık toplamları 13 ay; Google Kişiler’den alınan kopya haftada bir yenilenir.

Süresi dolan kayıtları her gece çalışan sunucu görevleri siler; elle işlem gerekmez.

Yedekler: veritabanının gece yedeği son 14 gece için tutulur; yedek, Google Firebase’in dışında, yöneticinin kendi bilgisayarında ve Google Drive hesabında durur ve yenileme anahtarlarının bulunduğu kaydı da içerir. Sildiğiniz veriler bu yedeklerde en çok 14 gün daha bulunur, sonra yedeklerle birlikte kendiliğinden silinir. Yedekler yalnızca veri kaybında geri yükleme için kullanılır.

Bağlantıyı uygulamadan kaldırmak: menüdeki “Bağlı hesaplar” ekranında hesabın yanındaki “Bağlantıyı kaldır” düğmesi, sunucudaki yenileme anahtarını siler ve Google’dan erişimin iptalini ister. Aynı Google hesabı başka bir bağlantıda da kullanılıyorsa ya da iptal isteği sonuç vermezse uygulama bunu söyler; o durumda Google tarafındaki izni aşağıdaki yoldan kaldırabilirsiniz. Yalnızca çıkış yapmak sunucudaki bağlantıyı kesmez.

İzni Google’dan geri almak: myaccount.google.com → Güvenlik → Üçüncü taraf erişimi yolundan “KW CobanS” erişimini kaldırabilirsiniz. Google bunu yaptığınızda verdiği anahtarları geçersiz kılar; sunucudaki anahtar işe yaramaz hâle gelir, kaydı ise siz bağlantıyı kaldırana ya da silinmesini isteyene kadar durur.

Verilerinizin silinmesi: gokhan@kwcobans.com.tr adresine yazmanız yeterlidir. Saklanan yenileme anahtarınız, brifing metinleriniz, sohbet geçmişiniz, hafıza notlarınız, sesli notlarınız, takvim taslaklarınız ve cihaz jetonlarınız silinir. Uygulamada bütün verinizi tek dokunuşla silen bir düğme henüz yoktur; bu yüzden talebinizi e-postayla alıyorum. Talebiniz kanuni süre içinde sonuçlandırılır.

9. Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası

Asistan Ai+’ın Google API’lerinden aldığı bilgileri kullanması ve başka uygulamalara aktarması, Sınırlı Kullanım (Limited Use) gereklilikleri dâhil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası’na uygundur.

Özetle: Google Takvim, Gmail, Kişiler ve Drive’dan alınan veriler yalnızca kullanıcının uygulamada gördüğü işlevleri sağlamak için kullanılır; reklam için kullanılmaz, satılmaz, genel amaçlı bir yapay zekâ modelini eğitmek ya da geliştirmek için kullanılmaz. Aktarım yalnızca bu işlevleri sağlamak için ve bu metinde yazılı sağlayıcılara yapılır (6. ve 7. bölüm). İnsan erişimi yalnızca kullanıcının açık izni olduğunda, güvenlik amacıyla (ör. bir hatayı ya da kötüye kullanımı incelemek), yasal zorunluluk hâlinde veya toplu hâle getirilmiş ve kimliksizleştirilmiş veriler üzerinde gerçekleşir.

10. KVKK ile ilişkisi

Bu metin, Google hesabı verilerine odaklanır. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin genel aydınlatma, haklarınızın listesi (KVKK m.11), hukuki sebepler ve site ziyaretine ilişkin açıklamalar KVKK Aydınlatma Metni içindedir. İki metin arasında bir çelişki görürseniz lütfen bildirin; kastedilen daima veriyi daha dar kullanan yorumdur.

Uygulamayı kendi müşteri kayıtlarınızla kullanıyorsanız, o kayıtlardaki kişilere karşı veri sorumlusu sizsiniz; Asistan Ai+ bu kayıtları yalnızca sizin talimatınızla işler.

11. Değişiklikler

Bu politika değişirse sayfanın üstündeki “Son güncelleme” tarihi değişir. Uygulama yeni bir Google iznine ihtiyaç duyarsa Google’ın izin penceresi yeniden açılır; siz o pencerede onaylamadan yeni izin verilmiş olmaz.

Ekim 2026’da ne değişti: bu metnin Eylül 2026 sürümü uygulamanın yalnızca takvimi okuduğunu anlatıyordu. Uygulamaya o tarihten sonra takvime yazma, e-posta okuma ve taslak hazırlama, yönetici hesabında Kişiler ve Drive özellikleri eklendi; metin bu sürümde uygulamanın bugünkü hâline göre yeniden yazıldı.

English summary (for the Google review team)

This is a faithful summary of the Turkish policy above, not a separate policy.

Asistan Ai+ — Privacy Policy (summary)

Asistan Ai+ is a personal assistant application built by Gökhan Çoban (KW CobanS), a real estate agent in İzmir, Türkiye. It answers questions about the user’s own schedule, connected mailbox and client records, produces short briefings, and — to the extent the user grants permission — adds events to the user’s calendar and prepares email drafts. “Administrator account” below means the app owner’s own account; those features are disabled and those scopes are not requested for other users.

Google data requested. Standard sign-in information (name, email address, profile picture URL); calendar.readonly (at every sign-in and when connecting an account); calendar.events, gmail.readonly and gmail.compose (only when the user connects an account to the server; each is a separate checkbox on Google’s consent screen and can be declined). Administrator account only: contacts and drive.file. No other Google scopes are requested.

Calendar. Used fields: calendar name, event title, start/end time (or all-day flag), recurrence, location and the number of attendees; attendee names and email addresses are not displayed and not sent to the AI model. The description is not included in briefings or server-side chat reads; it is shown when the user opens an event card. Time windows: today plus 8 days (up to 31 on request) and up to 7 days back for goal tracking; briefings read the current day, the next day or the current/next week; the calendar page reads the month the user opens. The application writes to Google Calendar only if the user granted calendar.events, and only on calendars the user can edit: events are created from a confirmation card, moved (“Postpone”), removed (“Done”; for recurring events only that day’s instance is cancelled) or edited from the event card when the user taps the action. Events the app created from a client appointment are updated or removed when that appointment is changed or deleted. Dated items in a voice note the user records are added without a separate confirmation card and can be undone from the note. Administrator account only: an all-day reminder is added automatically for each new client lead (and removed when the lead is closed), for listing-authorization expiry, and when a caller asks the phone assistant for an appointment. The app never adds attendees and asks Google not to send invitations.

Gmail (only if connected). Read: sender, subject and snippet for searches; the body (up to 15,000 characters) and attachment names of a message the user asks to open; up to 8 recent messages (2,000 characters each) for the briefing; sender and subject of new messages every ten minutes during the day for a rule-based (non-AI) “important mail” push notification. Write: a draft is created only after the user confirms. The code contains no Gmail call that sends, deletes, labels or moves mail. Message bodies are not stored; the briefing text may contain sender, subject and a one-line summary (30 days), and draft recipients are recorded in the audit log (1 year). Administrator account only: invoice emails are listed each evening and, on confirmation, the attachment is forwarded to the accountant through a transactional email service, not through Gmail.

Contacts and Drive (administrator account only). The full contact list is read; a selected subset (name, phone, labels, part of the note) is mirrored in the app database and refreshed weekly. New client leads are added to Contacts automatically or the existing contact’s name and note are updated; edits made on the contact card are written back; a duplicate contact is deleted only after confirmation. With drive.file the app sees only files it created: a nightly spreadsheet backup of client leads and prepared sharing images. Other Drive files are not read.

Where it goes. The sign-in calendar access token is kept in the browser’s localStorage for about 55 minutes, is cleared on sign-out, and is not sent to our server. A Google refresh token is stored, only if the user connects an account, in a Firestore path that no client can read (the path is undefined in security rules; undefined paths are denied) and is accessible only to the server’s admin credentials. The OAuth client secret is never exposed to the browser; the authorization-code exchange happens server-side. Stored data derived from Google data: briefing texts, chat history (the question and the displayed answer), pending calendar drafts, the previous state of an event the user edits (audit log) and a same-day undo copy of events marked done. Nightly database backups (14 nights) are kept outside Firebase, on the administrator’s own computer and Google Drive, and include the record that holds refresh tokens.

AI processing — explicit disclosure. Answers and briefings are generated by Google’s Gemini API (generativelanguage.googleapis.com; currently gemini-3.5-flash for text, other Gemini models for images and speech), called through our own Cloud Function proxy. Content sent: the calendar fields above; summary counts and, when the question requires it, individual records from the user’s own CRM; if a mailbox is connected, the email content described above; the last six conversation turns, the question, the user’s saved memory notes; and content the user explicitly submits (a photo or document to read, a voice note to transcribe, text to be read aloud). Phone and email fields of client records are not sent, and Turkish-format phone numbers and email addresses inside calendar text are masked in chat; this filter does not apply to email content, briefing input, images or audio. Google user data is not sent to any AI provider other than Gemini, with the single exception stated under Sharing. It is not used to train or improve generalized AI models. The Gemini API is used on the paid tier (last checked September 2026). Request bodies are not written to server logs; only a truncated provider error message is logged on failure. A per-user counter records the number of requests, never their content.

Sharing. No selling, renting, or sharing for marketing. The app itself (asistan.cobangokhan.com) runs no advertising trackers or analytics; it may set one functional cookie (kwc_danisman) so that the agent’s own opening of a listing link is not counted as a client view. This page is part of the cobangokhan.com website, whose consent-based measurement is described in its KVKK notice. Service providers: Google (Firebase Authentication, Firestore, Cloud Functions, Cloud Storage, Cloud Messaging, Gemini API, Maps) and Open-Meteo (approximate location for the weather line). Administrator account features additionally use Vapi and its sub-processors (phone assistant), Netgsm (SMS), Meta (WhatsApp Business), Microsoft (the administrator’s Outlook mailbox) and Resend (transactional email). The only transfer of Google user data outside Google concerns the administrator account’s phone assistant: a caller’s name as saved in the administrator’s Google Contacts and free time slots derived from the administrator’s calendar are passed to Vapi to greet the caller and propose an appointment.

Retention and deletion. Briefing texts 30 days; pending calendar and email draft records 30 days; audit log 1 year; chat history 1 year (the user can delete it at any time in the app); memory notes and voice notes until the user deletes them; the refresh token until the user disconnects the account or requests deletion. Users can disconnect an account in the app (“Bağlı hesaplar → Bağlantıyı kaldır”), which deletes the stored token and asks Google to revoke it, may revoke access at myaccount.google.com/permissions (“KW CobanS”) at any time, and may request full deletion of stored data by writing to gokhan@kwcobans.com.tr.

Limited Use. Asistan Ai+’s use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data is used only to provide user-facing features, is not used for advertising, is not sold, is not used to train generalized AI models, and is not read by humans except with the user’s explicit consent, for security purposes, to comply with applicable law, or in aggregated and anonymized form.